【WordCamp Osaka 2019】 シフトを組むということ 【ひとつき遅れのアドベントカレンダー13日目】

TechAcademyでメンターをしています

WordCamp Osaka 2019 ひとつき遅れのアドベントカレンダー

この記事は「WordCamp Osaka 2019 ひとつき遅れのアドベントカレンダー」13日目の記事です。
アドベントカレンダー自体はこちらから。

今回は、前回の記事にも書いた「ミッション」を達成するために行ったボランティアスタッフのシフト組みについて考えていったことなどを纏めてみようと思います。

今回のポリシー

当日のスタッフであれ、WordCampとしては「参加者」です。皆さんにはチケットを発券してもらっていますし、交通費などの補助もありません。(コレは実行委員も同様です。)参加したいという気持ちの中で「手伝ってもいいよ」という方々がやってくれているので、「見たい」と思ったセッションや「やりたい」と思った事をできるだけ実現させるように組んでいくこととしました。

見渡しやすいシフト表

コレは実現できたか微妙なんですが、見渡しやすいシフト表というのを意識しました。

毎回(コレは誰が悪いわけでも無く)、何かしらの方法で見渡しづらくなりシフトの把握がしづらいという現象が起こることが多かったので、スマホでも見渡しやすいようにスクロールしやすい縦長に作ることを意識していきました。(なお、シフト表自体は様々な都合でGoogleスプレッドシートを利用していました。)

ということで、時間軸を縦方向に。人は横方向に並ぶようにしました。また、コレでも誰と入れ替わればいいのかなど解りづらいので、そのあたりを見渡しやすくするべくある程度のポジション別シートなどを作って纏めて見れるようにしてみました。(どれくらいどうだったのかはわからないですが…。)

見たいセッションを見れるようにする

ポリシーの通り、当日のスタッフに「見たいセッションアンケート」をしました。皆さんの希望は沢山出てきたのですが、コレをかなえるのが大変でした…。一番の苦戦案件。

何がって、セッションは同時刻に一斉に始めるわけなので、その時間帯に見たいものが重なると完全なる人手不足を起こします。コレをどうにかするべく人を集めたら50人くらいの当日スタッフ編成となりまして、更にシフト組みは困難を極める…という状態になりました。

やらなきゃ良かった…という気持ちが無かったわけではないのですが、それを言い出したら元も子もないので、皆さんの希望を叶えるべく調整しまくりました。逆に「後でWordPress.tvで見られるから大丈夫」と言ってくださった皆さんに負荷がかかってしまったようにも感じるので、その点は申し訳なかったなぁという事も有ります。言ったモン勝ちみたいでごめんなさい。

とは言いつつも、セッション以外にも「この時間はスポンサーブースに行けないか」等相談を受けたりして、結局「何を受けて何を受けないか」ということは線引きしづらい所もありますし、あくまでも申し出の日付という「締切」で線を引いた格好です。

休憩を入れる

今までシフトに休憩が入っていたことは(多分)無かったような気がします。意図的に休憩を入れておくことによって「ちょっと休みたい」とかそう言う申告をしやすくするという目論見がありました。

そう、そもそも休憩が想定通りに進むとは思っていませんでした。なので、そこから最終的に良きに計らって現場で判断してもらえればいいと思っての休憩です。

後はリーダーポジションになると休憩が取りづらくなるという事がありますので、そういうポジションになった方に休んでもらえる様にしたかったのもあります。

結果どうだったんだろうか…休めたかな…みんな…。

ランチの時間問題

今回は会場の都合もあり、ランチは会場のレストランでという制約があって、そのレストランの営業時間問題もあり、なかなか厳しかったです。でも必ず45分は確保して落ち着いて食べられるよう、前後には移動時間も確保しました。(各15分)

セッションの時間や企画物と重なってランチに行ける時間に制約がでる人も居たりして、その人達をどういう風に組み合わせていくかがかなりの曲者でした。みんなちゃんと食べられたかな?

できるだけオートマチックにまわるようにする

「このタイミングでこうなって欲しい」「コレをお願いしたい」っていう要望はそれぞれのチームから出てきたりするので、それもシフトに組み込むことで都度指示をしないで済むようにしました。

コレが全部上手くいったのかどうかはやっぱり把握し切れていないのですが、それを書いておくことで振られている人から「何かした方がいいですか?」って声を掛けてもらえるはずなので、それはそれで良かったのかもしれません。

ただ、これ、シフトを組むのが遅くなるとシフトに組み込めずに辛かったかもしれません。大枠でもいいから最初に組んでおくっていう方が良いですね。いや、できるに越したことないってはなしです。今回も割とギリギリだったよ。

「発生するかもしれない業務」をこなせるようにする

朝の準備時間はどうしても「アッチでコレを手伝って欲しい」「コッチでコレを手伝って欲しい」という話が沢山出てくるので、会場全体を見てもらう時間という物を全員に儲けることにより、会場を確認できた人は随時身動きを取れるようにする事ができたのでは無いかと思います。

荷物の移動だったり、それ以外でもそれなりに人手が必要な物というのはあるのですが、それらを事前に細かく区切っておくのは難しい。「フリー」というシフトにするのもアリだったかもしれませんが、そうすると「何したらいいですか?」が大量に生まれてしまう…。ある程度余裕をもてる時間があったので、役割を振りつつ手が空くことを想定する形で、発生するかもしれない業務を上手く巻き取って行けたのかなと思っています。

結局上手くいったのか?

個人的には大きな問題の報告を受けたりはしなかったので、ある程度うまく行ったと思っています。

とはいえ、全て上手くいったわけでは無いだろうし、まだまだできることは多いと思います。今回のポリシーは 「理想を詰め込んだもの」だったのは間違いないので、毎回達成できるかどうかは解らないのですが、理想として有るべき姿なのかなとは思っています。

それを改善できるようなシステマチックな物を用意できないかと画策してます。何か上手く動かしていけるようであれば、GPLでイベント運営に使ってもらえたら良いなと思っています。


と言う事で、まとまったようなまとまってないような…という所ですが、こんな気持ちで組んだよっていうお話でした。

さて、WordCamp Osaka 2019 ひとつき遅れのアドベントカレンダーは少し間が空きそうですが、まだ続きます。引き続きチェックしてもらえたら嬉しいです。

この記事を書いた人

ささぴよ

TechAcademy公認エバンジェリスト

中学時代に買ってもらったPerforma 550以降ずっとアップル製品漬けの人生。iPhoneは日本上陸時から愛用し続けている。
「誰かが作っているなら、自分でも作れるはず!」という安易な発想からHP制作などを始め、ネットの世界から情報を集めてひたすらいろんなことをやってみるようになった。

TechAcademyでは、Webデザイン / WordPress / UI/UX / Node.js を担当するメンター。

よく歌って踊っている。