WordCamp Osaka 2019 ひとつき遅れのアドベントカレンダー

この記事は「WordCamp Osaka 2019 ひとつき遅れのアドベントカレンダー」2日目の記事です。
アドベントカレンダー自体はこちらから。

おめでたい方もおめでたくない方も、新年明けましたね。 去年はいろいろとあって更新が滞りましたが、今年はせめてもの発信を継続的にできる様にしたいなと思っている所存です。

ということで、今回は「私にとっての今回のミッション」ということでお話していこうとおもいます。

そもそも私のWordCamp歴とは

最初に呼び出されたのが2012のKansaiでした。広い会場(多分一部屋250人くらい入る)の司会をやったのをおぼえています。当時はイベントの司会をやっていた時期なので司会抜擢でした。このときは特にリクエストしなかったような気もするなぁ。

そして、しばし間は空きまして、2017のKyotoで久々復帰。当日スタッフとして申し込む際に「やりたいのはどれですか?」的な項目で「司会」だけ付けたらざわついたようです。後から聞いた話。

2017のTokyoも当日スタッフで司会をしていました。なんだろう歳のせいかコレはかなり記憶があいまいだなぁ。やっては居るハズなんです。えぇ。

そこから2018のOsakaではデザインチームに遅ればせながらの参加。ここから実行委員になります。このときに次は東京かなーなんて思っていたのですが、既に実行委員は集まりきっていると聞きまして、2018のTokyoは当日スタッフに。最終的には登壇もしました。このときに受付でひたすら「間に合わないのをどうしてくれるんだ」とクレーム受けていたのが私です。えぇ。(そのときは副委員長の立花さんが「俺の権限で遅らせる!」と頼もしく対応してくれました。)

今年のWordCampはHanedaから始まった

そもそも、今年のWordCampはHanedaから始まりました。登壇もしましたが、当日スタッフとしてもお手伝いしました。広い会場で非常にやりやすかった反面、(実際に人は居るのに)スカッとして見えてしまうというデメリットもあるんだなぁと思ったりしました。

その中で「これではよくない」とか「こうした方が良い」と思うことが(毎回ですが)いくつも出てきます。コレは不思議なもので、同じ名前を冠したイベントであっても実際には別の人が運営しているので、上手く改善していくのが難しい。「前にも言ったなぁ」と思うこともあったり、そのときのテーマや方針によっても変わるものです。コレばっかりはどうしようも無い。(だから、今回アドベントカレンダーっていう形でみんなで残してみるのも良いかな?と思ったりしました。えぇ、言い出しっぺですよ。)

一番やりたかったこと

WordCampというイベントは、都度運営がボランティアを集めることで成り立っていることもあり、それぞれの得意分野を上手く活かすべく縦割りになって役割を分けることが多いです。コレは日本だけなのかな?海外だとどうなんだろう…。

それで上手くいく物もあれば、反面縦割りが悪い方向に出る物もあります。そして、それは当日まで「お互いの立ち位置」に気付かず、連携ができないパターンがあるなと思っていました。その一例が「セッションチーム」の担当と「当日スタッフチーム」の立ち位置でした。

他のチームはいろいろな兼ね合いが途中で出てくるので、どこかで「当日スタッフチーム」との関係がそれなりに出てくるのですが、「セッションチーム」は司会原稿のための情報提供程度になってしまうことが多いのです。

スケジュール面を最初から最後まで繋いでいくことで何か見えるのでは無いかと言うのが今回のミッションでした。

何ができたのか?

運営を見越した開始時間の調整ができた

最初の段階でスケジュールを組むに当たり、当初はQRコードによる受付というのは想定されていなかったので、実は告知されていた開始時間と実際のスケジュール組みで開始予定とされている時間に差があったりしました。15分の余裕をもつことで受付の混雑を巻き取ることができる様に想定していました。まぁ、最終的には要らなくなってしまったんですけどね。

と言う事で、今回の全体スケジュール案を出したのは私です。不都合のあった方はごめんなさい。

部屋の調整を一緒にできた

どの部屋をどういう風に使うのかという点は、セッションチームが一番関わる所なのですが、スタッフの控室の部屋割りや、今回の場合にはキッズスペースと企画スペースについても検討しなければなりませんでした。それらを纏めて検討できるポジションとなったのは強かったかもしれません。

セッションチームが何も考えずに決めているという意味ではなく、いろいろな懸念について話しながら決めることができたというのは強かったと思っています。

当日スタッフに負荷のかからないスケジュールを検討できた

全体のスケジュール自体が当日スタッフの負荷になる場合があります。典型的な例はショートセッションだと思います。コレは「だからやらない方が良い」という意味合いではなく、「本当にやる意味があるのか」という検討ができるチャンスだったと思います。

ショートセッションにはメリットもたくさんあります。ちょっとしたことを伝えたり聞いたりできるチャンスになるし、いろいろなことをつまみ食いする感じで情報を得られます。話す側も、初めて話す人がやりやすい方式だと思います。

ただ、このとき、セッションの終了が通常セッションの真ん中あたりになる事から、それぞれの部屋で行き来が発生したり、謎の人だまりができてしまったりと行き場を失う参加者とそれに向き合うスタッフという図ができているのを感じました。誘導だけでも割と大変だったりします。

参加者の皆さんが「あの通常セッション見たいけど、今から見てもなぁ…」と諦めているシーンも過去に見てきました。もちろん、「途中からでも大丈夫ですよ!」という声は掛けているのですが、それでどうにかなる物でも無いようです。

そんなことから、今回はショートセッションは無しとしました。結果として良い選択だったと思います。

セッション情報を早々に当日スタッフに伝えられた

大人の事情もあるので実際は公開と同時なのですが、当日スタッフの皆さんに早々に告知することで「見たいセッション」を聞いておくことができました。

コレは公開された物を当日スタッフの皆さんが能動的に見ていただくと言う事でも解消出来るわけですが、意図的にこちらから情報を流すことで情報がそれぞれに流入していくことになり、「そうしたら何を見ようかな」と考えるチャンスを生むことができたのではないかと思っています。

セッションの進行を踏まえて当日スタッフに情報を流すことができた

コレは当日の話ですが、セッションがどう進行する見込みだから、スタッフはこういうことに気をつけてね…等ということもスムーズに出来たと思います。

ここについては、次の項目も関わってくるのかなと思います。

当日の進行を判断するポジションを生み出せた

今回活躍することは無かったのですが、混雑やセッションの想定外の進行による時間調整が必要となったときのために、「全体進行」的なポジションを作ってもらいました。(コレはセッションチームの岡田さんにお願いしていました。)

例えば受付が混雑して定刻スタートが難しいとなったとき、そういうときは大抵委員長が捕まりません。捕まりませんでした、実際、過去のWordCampにおいては…。今回はダブル委員長(副委員長は無し)ということもあり、委員長が捕まらないとなると判断できる人が居ないと言う事が起こりうる状態でした。

そこで全体進行の出番です。今回は話し合いの上10分までの調整は、全体進行の判断で遅らせることができる様に決めていました。そして、全体進行は事実上他に仕事のない状態(正確には翻訳関連の対応のみ)とすることで必ず捕まる状態を作り、進行に問題が出ないような手配をできました。

最終的には転ばぬ先の杖という感じですが、問題にならずに終える事ができたことと、逆に延長しそうだったときにその場で相談ができたと言う事は非常に良かったと思っています。

事前に全体の連絡系統なモノを提示できた

コレは2つのチームを兼任していたからと言う事だけではないのですが、私がホールで司会をするなか、その傍らで全体進行の岡田さんが待機するという状態が作れたので、各部屋の司会から情報をもらい、必要に応じてホールで判断をするという図を作ることができました。

コレがある事で、誰に連絡をすれば良いのか、ポジションが変わっても誰がその項目の担当なのかと言う事を把握しておいてもらうことができたのでは無いかと思っています。

正直当日スタッフだけだと、「これ、誰に聞けば良いの?」と言う事も多いと思っています。それを少しでも分かりやすく纏めることができていたのであれば良かったなと言うところです。

結局準備しただけになった物もあるけど

いろいろな準備面で安心して進めることができるような手配ができたことが何より重要だったのでは無いかと思っています。当日スタッフの皆さんに安心して参加していただく為に、一番最初の部分から関わっていく…というのは、どのイベントでも重要な事だなぁと改めて思いました。

どれくらいが実際に活用できたのかという部分については微妙なところですが、トラブってから何かを判断するというのはイベントの現場ではできるだけ避けたいことですし、今回はそれを少しでも減らしておくことが出来たのかなと思っています。

他にも当日やってみた施策とかもあるのですが、その辺はシフト関連のお話と共にご紹介できたらと思っています。


ということで、アドベントカレンダー2日目。

流石に初日は委員長に始めて頂きましたので、言い出しっぺとして2日目を担当した感じですが、次は塚田さんの「パーカーラベルの作り方」ですって。イラレの話かな?

それではまた続きでお会いしましょう!